Electronic Discovery (eDiscovery – khám phá dữ liệu điện tử) là quá trình tìm kiếm, thu thập và xử lý thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử (Electronically Stored Information – ESI), thường phục vụ cho kiện tụng, điều tra hoặc các mục đích pháp lý.
Nội dung chính
- eDiscovery là gì?
- eDiscovery hoạt động như thế nào?
- Vì sao eDiscovery quan trọng?
- Lợi ích
- Các tình huống sử dụng phổ biến
- Giải pháp eDiscovery từ Commvault
Định nghĩa eDiscovery
Electronic Discovery (eDiscovery) là quy trình tìm kiếm và thu thập thông tin được lưu trữ điện tử (ESI), thường được sử dụng trong các vụ kiện, điều tra hoặc phục vụ mục đích pháp lý.
Giai đoạn discovery là bước mở đầu trong quá trình tố tụng, nơi các bên liên quan có nghĩa vụ cung cấp toàn bộ thông tin và dữ liệu có liên quan đến vụ việc. Trước đây, eDiscovery chủ yếu xoay quanh tài liệu giấy, bằng chứng vật lý và phỏng vấn nhân chứng.
Ngày nay, phần lớn dữ liệu tồn tại dưới dạng thông tin điện tử, phân tán trên nhiều máy tính, hệ thống và môi trường khác nhau. Bản chất phi vật lý và không cố định của ESI đã tạo ra những thách thức mới trong quá trình discovery, khi việc tìm kiếm dữ liệu không còn là một quy trình vật lý đơn thuần. eDiscovery là thuật ngữ phổ biến trong ngành, dùng để chỉ quá trình khám phá dữ liệu điện tử trong môi trường số.
eDiscovery là gì?
eDiscovery là quy trình pháp lý nhằm tìm kiếm các ESI có liên quan để phục vụ mục đích pháp lý, tuân thủ và quản lý rủi ro. eDiscovery bao gồm cả dữ liệu vật lý, dữ liệu gốc và metadata liên quan đến dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc.
Trong hầu hết các tổ chức, eDiscovery đòi hỏi phải tìm kiếm trong khối lượng dữ liệu điện tử khổng lồ, bao gồm email, tài liệu, cơ sở dữ liệu, hình ảnh, tin nhắn tức thời, nội dung chat và nhiều nguồn khác. Dữ liệu này tồn tại trên laptop, kho lưu trữ tệp, ứng dụng SaaS và các nền tảng cộng tác phổ biến, tạo nên dấu chân số rộng lớn và nhiều môi trường phi vật lý cần được khai thác để tìm dữ liệu quan trọng, nhạy cảm về thời gian.
Khi ESI được xác định là có khả năng liên quan đến kiện tụng hoặc yêu cầu pháp lý, dữ liệu đó phải được bảo toàn ở định dạng có thể chia sẻ. Việc bảo toàn dữ liệu cho mục đích pháp lý không chỉ ngăn chặn việc chỉnh sửa, xóa, ghi đè hay can thiệp trái phép vào thông tin nhạy cảm, mà còn giúp tổ chức tránh vi phạm các yêu cầu tuân thủ eDiscovery. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm tiền phạt và thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.
Quy trình eDiscovery hoạt động như thế nào?
Để hỗ trợ tổ chức thực hiện eDiscovery hiệu quả, mô hình Electronic Discovery Reference Model (EDRM) đã được xây dựng như một khung tham chiếu tổng thể. Mô hình này bao gồm chín giai đoạn riêng biệt. Các giai đoạn không nhất thiết diễn ra tuần tự, nhưng một quy trình eDiscovery hoàn chỉnh cần bao gồm đầy đủ các bước sau, trong đó nhiều bước có thể và nên được thực hiện song song:
- Quản trị thông tin (Information Governance): Chiến lược tổng thể giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro và chi phí khi eDiscovery phát sinh, từ lúc tạo dữ liệu ESI cho đến khi dữ liệu được xử lý hoặc loại bỏ cuối cùng.
- Xác định (Identification): Xác định các nguồn ESI tiềm năng và phạm vi, mức độ liên quan của dữ liệu.
- Bảo toàn và thu thập (Preservation and Collection): Đảm bảo ESI được thu thập và bảo toàn, tránh mọi thay đổi hoặc phá hủy không phù hợp trong suốt quá trình eDiscovery.
- Xử lý, rà soát và phân tích (Processing, Review, and Analysis): Phân tích dữ liệu đã được bảo toàn, chuyển đổi dữ liệu sang định dạng phù hợp để rà soát, giảm khối lượng ESI bằng cách đánh giá tính liên quan và quyền truy cập. Phân tích thường tập trung vào ngữ cảnh dữ liệu như mô hình, chủ đề, cá nhân hoặc cuộc trao đổi.
- Sản xuất (Production): Cung cấp ESI, tài liệu và dữ liệu liên quan cho các bên tham gia tố tụng hoặc quy trình pháp lý bằng phương thức phù hợp.
- Trình bày (Presentation): Trình bày ESI trước các đối tượng liên quan dưới dạng gốc hoặc gần với định dạng gốc cho mục đích pháp lý.
Vì sao giải pháp eDiscovery quan trọng?
Khối lượng dữ liệu được tạo ra mỗi ngày là vô cùng lớn. Trung bình mỗi ngày trên toàn cầu có khoảng 294 tỷ email, 65 tỷ tin nhắn WhatsApp và 500 triệu tweet được gửi đi. Dự kiến đến năm 2025, khoảng 463 exabyte dữ liệu sẽ được tạo ra mỗi ngày. Việc trao đổi và lưu trữ dữ liệu ngày càng trở nên dễ dàng hơn.
Tủ hồ sơ truyền thống đã được thay thế bằng email, máy chủ tệp, hệ thống lưu trữ, USB, máy tính cá nhân và thậm chí cả đồng hồ thông minh – tất cả đều có thể chứa dữ liệu liên quan đến một vụ việc pháp lý và đều thuộc phạm vi eDiscovery.
Sự phát triển nhanh chóng của các công cụ cộng tác trên nền tảng đám mây khiến eDiscovery cho Microsoft 365 trở thành một yêu cầu thiết yếu, trong khi các nỗ lực eDiscovery ban đầu chủ yếu tập trung vào dữ liệu on-premises. Nếu không có giải pháp phù hợp, người quản lý dữ liệu, quản trị hệ thống và bộ phận pháp chế sẽ gặp khó khăn trong việc thu thập, bảo toàn và cung cấp dữ liệu liên quan một cách hiệu quả và kịp thời.
Các tổ chức không có kế hoạch đáp ứng các yêu cầu pháp lý mới về eDiscovery có thể phải đối mặt với hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy, tuân thủ eDiscovery cần được xem là ưu tiên hàng đầu.
Lợi ích của các giải pháp eDiscovery
Đối với cán bộ tuân thủ, chuyên gia pháp lý và người quản lý dữ liệu, việc truy tìm dữ liệu liên quan ngày càng trở nên khó khăn. Quá trình này thường đòi hỏi phải tìm kiếm thông tin nhạy cảm trên nhiều thiết bị người dùng, hệ thống rời rạc và môi trường khác nhau, làm chậm tiến độ và tăng nguy cơ bỏ sót dữ liệu quan trọng.
Giải pháp eDiscovery cung cấp các công cụ cần thiết để đẩy nhanh việc phản hồi các yêu cầu pháp lý, tuân thủ hoặc điều tra. Dữ liệu liên quan có thể được xác định nhanh chóng trên nhiều môi trường số và được bảo toàn ở định dạng có thể xuất để phục vụ rà soát.
Với các cơ chế kiểm soát eDiscovery phù hợp, tổ chức có thể giảm chi phí, công sức và rủi ro trong toàn bộ quá trình khám phá dữ liệu điện tử.
Các tình huống sử dụng phổ biến của eDiscovery
Giải pháp eDiscovery mang lại lợi ích cho các tổ chức thuộc mọi ngành nghề, quy mô và khu vực địa lý. Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm:
- Chuẩn bị cho các vụ kiện sắp diễn ra
- Phản hồi các yêu cầu từ cơ quan quản lý
- Tuân thủ các cuộc điều tra hoặc kiểm toán từ bên thứ ba
- Thực hiện điều tra nội bộ (như thực thi chính sách hoặc sự cố nhân sự)
- Hỗ trợ quá trình mua bán và sáp nhập doanh nghiệp
Mặc dù eDiscovery áp dụng cho mọi dạng ESI, các tổ chức ngày càng tập trung vào những môi trường cụ thể như Microsoft 365 và thiết bị đầu cuối người dùng.
eDiscovery cho Microsoft 365
Microsoft 365 là một trong những nền tảng làm việc phổ biến nhất thế giới, chứa nhiều tệp, email và tin nhắn quan trọng thường liên quan đến kiện tụng và tuân thủ. Vì vậy, eDiscovery cho Microsoft 365 là nhu cầu thiết yếu đối với các tổ chức hiện đại. Một giải pháp eDiscovery hiệu quả cho O365 cần bao phủ toàn diện Exchange và các dịch vụ liên quan.
eDiscovery cho Thiết bị Đầu cuối
Tuân thủ eDiscovery cũng mở rộng đến laptop và máy tính để bàn của người dùng. Sự gia tăng nhanh chóng của làm việc từ xa khiến dữ liệu trên thiết bị đầu cuối ngày càng nhiều và phân tán, đặc biệt là ngoài phạm vi quản lý tập trung của doanh nghiệp.
Unitas cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp, cung cấp các giải pháp và phân tích an ninh mạng tiên tiến nhất. Để nhận được tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ nhanh chóng, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email: info@unitas.vn hoặc Hotline: (+84) 939 586 168.
